Microsoft 365 und weitere digitale Anwendungen sind heute selbstverständlicher Bestandteil vieler Arbeitsbereiche bei der Caritas Moers-Xanten. Gleichzeitig sind die Voraussetzungen und Erfahrungen im Umgang mit digitalen Werkzeugen unterschiedlich. Anwendungen werden verschieden genutzt, Informationen erreichen nicht immer alle Mitarbeitenden auf demselben Weg und Unsicherheiten können im Arbeitsalltag Zeit kosten.
Genau hier setzt die neue Task Force an. Dabei geht es nicht darum, aus allen Mitarbeitenden Digital-Expert:innen zu machen. Ziel sind vielmehr Sicherheit und Orientierung im Arbeitsalltag: Mitarbeitende sollen wissen, welches digitale Werkzeug wofür gedacht ist, Informationen zuverlässig erhalten und vorhandene Anwendungen so einsetzen können, dass sie die tägliche Arbeit tatsächlich erleichtern.
Unterschiedliche Perspektiven an einem Tisch
Damit die entwickelten Lösungen möglichst nah am Arbeitsalltag sind, ist die Task Force interdisziplinär zusammengesetzt. Kolleg:innen aus stationärer und ambulanter Pflege, Personalabteilung, IT, Qualitätsmanagement, Datenschutz und Unternehmenskommunikation sowie aus weiteren Bereichen arbeiten gemeinsam an dem Thema.
Bewusst kommen dabei unterschiedliche Erfahrungen und Perspektiven zusammen. Denn digitale Zusammenarbeit betrifft nicht nur Technik: Arbeitsabläufe, Kommunikation, Kompetenzen, unterschiedliche Bedürfnisse und nicht zuletzt die Akzeptanz digitaler Werkzeuge spielen ebenso eine Rolle.
Der Entwicklungsprozess soll deshalb nicht ausschließlich zentral gesteuert werden. Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag der Mitarbeitenden bilden eine wichtige Grundlage. Dieser Beteiligungsgedanke entspricht auch dem Anspruch der Caritas Moers-Xanten, Räume für Austausch und Beteiligung zu schaffen und Herausforderungen gemeinsam weiterzuentwickeln.
Vom Arbeitsalltag zur konkreten Roadmap
In insgesamt fünf Arbeitstreffen nimmt die Task Force zunächst die aktuelle Situation in den Blick. Im nächsten Schritt werden Probleme und Handlungsbedarfe genauer betrachtet und bewertet. Darauf aufbauend sollen konkrete und praxistaugliche Maßnahmen entwickelt, priorisiert und für die Umsetzung vorbereitet werden.
Am Ende des Prozesses soll ein Konzept mit Maßnahmenkatalog und Roadmap stehen, das der Fachbereichsleitungsrunde zur Freigabe vorgestellt wird. Die Umsetzung der daraus hervorgehenden Maßnahmen ist ab dem zweiten Quartal 2027 vorgesehen.
Dabei ist die Aufgabe der Task Force klar abgegrenzt: Sie ist kein zusätzlicher IT-Support und bearbeitet keine einzelnen technischen Störungen. Ebenso entscheidet sie nicht über die Einführung oder Abschaffung von Anwendungen. Ihr Auftrag ist es vielmehr, die digitale Zusammenarbeit im Verband als Ganzes zu betrachten und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten zu entwickeln.
Gemeinsam statt von oben
Beim ersten Treffen standen neben der Ausgangssituation und dem gemeinsamen Zielbild auch die künftige Zusammenarbeit innerhalb der Task Force auf der Tagesordnung. Offen zuhören, unterschiedliche Erfahrungen ernst nehmen und sachlich sowie lösungsorientiert diskutieren gehören zu den vereinbarten Grundlagen.
Nach dem Auftakt beginnt nun die Bestandsaufnahme. Dafür bringen die Mitglieder nicht nur eigene Erfahrungen ein, sondern holen auch Rückmeldungen aus ihren jeweiligen Arbeitsbereichen ein.
So soll Schritt für Schritt eine digitale Zusammenarbeit entstehen, die sich an den tatsächlichen Bedürfnissen im Arbeitsalltag orientiert – und Technik dort einsetzen, wo sie Menschen bei ihrer Arbeit sinnvoll unterstützt.
